Phần Mềm Quản Lý Văn Bản Hiệu Quả Miễn Phí

Phần mềm quản lý văn bản là gì?

Phần mềm quản lý văn bản 

Khi chưa sử dụng phần mềm quản lý văn bản, cách bảo quản tài liệu, hình ảnh, văn bản tại doanh nghiệp thường được tiến hành theo cách thủ công như phân loại, sắp xếp giấy tờ, sổ sách…sau đó lưu lại trong thư viện hoặc kho lưu trữ. Phương pháp này gây tốn nhiều thời gian, công sức cũng như tốn diện tích lưu trữ và chi phí để bảo quản văn bản, tài liệu. 

Tuy nhiên, sự ra đời của phần mềm quản lý văn bản đã giúp giải quyết toàn bộ những khó khăn đó. Phần mềm quản lý văn bản là giải pháp toàn diện giúp quản lý tài liệu, công văn, giấy tờ đi và đến tại cơ quan, doanh nghiệp hiệu quả, giúp tiết kiệm thời gian, tăng năng suất, hiệu quả làm việc và dễ dàng tìm kiếm hơn so với trước.

Xu hướng mới của kỷ nguyên số – áp dụng phần mềm quản lý văn bản trong nghiệp vụ văn phòng

Trong thời điểm mà xu hướng áp dụng công nghệ được đề cao như hiện nay thì việc sử dụng các công cụ hỗ trợ là điều được khuyến khích. Phần mềm quản lý văn bản là “phao cứu sinh” đắc lực của dân văn phòng giúp cải cách các công việc hành chính. Nó cũng là xu hướng sử dụng của các đơn vị doanh nghiệp, cơ quan tổ chức trong thời buổi hiện nay khi mà ứng dụng của mạng Internet và các thiết bị điện tử ngày càng trở nên phổ biến.

Hiện nay, các văn bản, tài liệu được lưu trữ tại các tổ chức, doanh nghiệp cũng đang dần được chuyển sang dạng dữ liệu số nhằm giảm tải công việc cho các phòng ban quản lý và thực hiện. Theo xu thế chung, các văn bản, giấy tờ truyền thống cũng đã được gửi đến từng đơn vị, cơ quan dưới dạng số hóa thay vì thư giấy. Chính vì lẽ đó, sử dụng phần mềm quản lý văn bản đi đến là xu hướng tất yếu không thể chuyển dịch.

Tuy nhiên, đa số những phần mềm quản lý văn bản hiện nay đều tồn tại dưới dạng độc lập không tích hợp được với hệ thống phần mềm có sẵn khác và phần mềm quản lỹ văn bản trực thuộc một phần mềm hệ thống khác. Điều này gây khó khăn cho nhiều doanh nghiệp sử dụng dụng cùng lúc nhiều phần mềm quản lý khác nhau

Với loại phần mềm quản lý văn bản độc lập thì việc chuyển thông tin từ văn phòng tổng tới các chi nhánh bên dưới hay từ văn phòng đến nhà máy, trao đổi thông tin giữa các phòng ban sẽ mất rất nhiều thời gian để sao chép dữ liệu bằng usb hay nén file để gửi qua mạng internet…Việc này khiến cho hiệu suất công việc không cao, chậm tiến độ xử lý các công việc.

Còn đối với loại phần mềm quản lý văn bản trực thuộc phần mềm hệ thống, toàn bộ thông tin quản lý sẽ cập nhật trên toàn hệ thống. Do đó dù nhân sự ở chi nhánh hay bất cứ phòng ban nào có quyền truy cập đều có thể xem được thông tin.

DocEye – phần mềm quản lý văn bản thông minh tháo gỡ mọi khó khăn của doanh nghiệp

DocEye được tích hợp các tính năng tối ưu giúp các doanh nghiệp quản lý tài liệu hiệu quả

Tính năng của hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành DocEye

DocEye được tích hợp các tính năng tối ưu giúp các doanh nghiệp quản lý tài liệu hiệu quả

Thị trường Việt Nam hiện nay có khá nhiều phần mềm quản lý văn bản do các tổ chức trong nước và ngoài nước nghiên cứu phát triển. Tuy nhiên, một số phần mềm quản lý văn bản và điều hành lại bị hạn chế ở việc tích hợp với những phần mềm quản lý văn phòng khác mà doanh nghiệp đang sử dụng khiến cho việc sử dụng trở nên khó khăn. 
Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành điện tử thông minh DocEye do Công ty CP Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ FSI nghiên cứu phát triển khắc phục hoàn toàn được yếu tố đó và được đánh giá cao do hệ thống được hoạt động đồng bộ, thống nhất và có tính liên kết chặt chẽ.

Tính năng phần thu nhận thông tin, tài liệu
•    Thu nhận và phân loại tài liệu
•    Nhận dạng và bóc tách thông tin tài liệu
•    Kiểm tra và chỉnh sửa thông tin
•    Lưu trữ thông tin
•    Phân phối thông tin

Tính năng quản lý thông tin, tài liệu đã được thu nhận
•    Quản lý tài liệu
•    Tìm kiếm tài liệu
•    Quản lý quy trình nghiệp vụ
•    Tạo báo cáo thống kê
•    Bảo mật thông tin
•    Sao lưu – phục hồi dữ liệu

Ưu điểm của phần mềm quản lý văn bản và điều hành DocEye

So với phương thức quản lý tài liệu thông thường, DocEye vượt trội về các tính năng 

So với phương thức quản lý tài liệu thông thường, DocEye vượt trội về các tính năng 

Tiết kiệm thời gian tìm kiếm tài liệu
DocEye tích hợp tính năng tìm kiếm full text, tìm kiếm toàn văn (PDF searchable) và tìm kiếm nâng cao, giúp tra cứu tài liệu một cách thuận tiện chỉ với từ khóa và một cú click chuột. Không giới hạn nội dung tìm kiếm thuộc đoạn văn bản nào của tài liệu.

Tiết kiệm chi phí lưu trữ và quản lý tài liệu
DocEye quản lý các tài liệu số một cách khoa học, giúp giảm thiểu việc lưu trữ các tài liệu cứng gây tốn diện tích kho bãi và nhân sự quản lý. Đồng thời, các tài liệu cũng ít bị hư hỏng trong quá trình sử dụng, từ đó tiết kiệm chi phí phục chế tài liệu.
DocEye tích hợp tính năng quản lý kho 3D, cho phép bạn biết chính xác tài liệu cứng bạn đang lưu trữ nằm trong ô giá kệ nào của tủ hồ sơ, từ đó rút ngắn thời gian tìm kiếm, tiết kiệm chi phí nhân sự trong khâu lưu trữ.

Tiết kiệm chi phí vận hành
DocEye giúp doanh nghiệp cắt giảm được chi phí in ấn, lưu trữ, bảo quản tài liệu theo cách truyền thống.
Chia sẻ thông tin không giới hạn
DocEye có cơ chế chia sẻ tài liệu an toàn, bảo mật, nhanh chóng thông qua môi trường internet. Bạn có thể chia sẻ tài liệu không giới hạn thời gian, địa điểm chỉ trong một cú click chuột. Việc này giúp quản trị và điều hành doanh nghiệp hiệu quả.

Bảo mật an toàn, ít rủi ro
DocEye có cơ chế bảo mật nhiều lớp và phân quyền chi tiết đến từng người dùng của hệ thống giúp tài liệu được bảo mật an toàn trong quá trình vận hành
Bên cạnh đó, với khả năng tùy chỉnh linh hoạt, giao diện thân thiện dễ sử dụng, tính bảo mật cao nên DocEye đã nhanh chóng trở thành sự lựa chọn tối ưu của khách hàng. Đặc biệt, hệ thống quản lý văn bản thông minh DocEye vinh dự 3 năm liên tiếp đạt giải thưởng Sao Khuê 2016, 2017, 2018 – Giải thưởng uy tín trong lĩnh vực Công nghệ thông tin của Việt Nam do Hiệp hội phần mềm và Dịch vụ CNTT Việt Nam trao tặng, giải thưởng Chuyển đổi số Việt Nam 2019 do Hội Truyền thông số Việt Nam trao tặng,….